1. Datasikkerhed
Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Danish Volunteers I/S (fremover Danish Volunteers) indsamler, behandler og videregiver personoplysninger. Indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger er nødvendige for, at vi kan opfylde vores forpligtelser i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold. Danish Volunteers er dataansvarlig i forhold til indsamling, behandling og videregivelse af personoplysningerne. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på info@danishvolunteers.com.
2. Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger. Det kunne fx være information om alder, uddannelse eller kontaktoplysninger. Databeskyttelsesforordningen opdeler personoplysninger i tre typer: 1) Almindelige oplysninger, 2) særlige kategorier af oplysninger (følsomme oplysninger) og 3) oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser eller tilknyttede sikkerhedsforanstaltninger. Opdelingen findes, fordi der gælder forskellige betingelser og procedurer for behandling af personoplysninger afhængig af oplysningernes følsomhed.
3. Hvilken type personoplysninger indsamler vi om dig og hvorfor?
Danish Volunteers indsamler forskellige typer personoplysninger, dog kun i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner. Oplysningerne anvendes til forskellige formål. Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Danish Volunteers ikke kan opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold. Danish Volunteers indsamler, behandler og videregiver som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger. Det kan dog i nogle tilfælde være nødvendigt for os at indsamle, behandle og/eller videregive følsomme personoplysninger (fx oplysninger om helbred) og oplysninger om straffedomme (hvis du skal arbejde med børn). Danish Volunteers vil typisk indsamle følgende oplysninger:
3.1 Oplysninger vedrørende vores kunder
Når du bestiller en rejse hos Danish Volunteers, indsamler vi følgende oplysninger om dig: navn, fødselsdato, kontaktoplysninger, kontaktoplysninger på pårørende, pasoplysninger, forsikringsoplysninger, oplysninger om diæter, helbredsoplysninger (i det omfang det er nødvendigt for kundeforholdet), oplysninger om behov for assistance på din rejse, din rejseplan (herunder transportmidler og ankomsttider), uddannelsesoplysninger (i forbindelse med praktikophold) og børneattest (i det tilfælde, organisationen, du skal arbejde eller være i praktik på, kræver det).
4. Hvad bruger vi dine personoplysninger til?
Danish Volunteers behandler udelukkende dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold og i henhold til gældende ret. Danish Volunteers bruger dine personoplysninger til nedenstående formål.
4.1 Kundeadministration
Danish Volunteers behandler dine personoplysninger i forbindelse med dit kundeforhold, herunder bestilling af rejse, afvikling af rejse og opfølgning på rejse. Vi gemmer dine oplysninger efter din rejse er afviklet, så vi har mulighed for at udarbejde en udtalelse, fx hvis du søger ind på uddannelser eller søger job. Navn og kontaktoplysninger gemmes desuden i vores kunderegister. Navn og kontaktoplysninger gemmes i udgangspunktet på ubestemt tid. Øvrige personoplysninger slettes efter fem år.
4.2 Administration af leverandør- og samarbejdsforhold
Danish Volunteers behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som Danish Volunteers arbejder sammen med som led i driften af vores virksomhed.
4.3 Overholdelse af gældende love og regler
Danish Volunteers behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med de love og regler, vi er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler. Danish Volunteers tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine personlige forhold (fx ændring af kontaktoplysninger).
5. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger
Danish Volunteers behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag: 1) Dit samtykke, 2) indgåelse og opfyldelse af din kontrakt med Danish Volunteers, 3) hensynet til Danish Volunteers legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, 4) opfyldelse af en retlig forpligtelse, som Danish Volunteers er pålagt, 5) beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, 6) behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og 7) behandlingen er nødvendig for at overholde Danish Volunteers eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller af EU-retten. Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere.
6. Deling af personoplysninger
Danish Volunteers videregiver alene oplysninger i det omfang, det er nødvendigt i forhold til dit kundeforhold, fx bestilling og afvikling af din rejse. Danish Volunteers vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse:
6.1 Flyselskaber
Danish Volunteers videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om navn, pasoplysninger, bonuskortnummer, helbred, diæter og evt. behov for særlig assistance på flyet eller i lufthavnen.
6.2 Lokale rejsebureauer
Danish Volunteers videregiver personoplysninger til lokale rejsebureauer, fx i forbindelse med afhentning i lufthavnen eller anden lokal transport. Vi vil typisk videregive navn, kontaktoplysninger, pasoplysninger, rejseplan samt oplysninger om behov for særlig assistance på rejsen.
6.3 Lokale guider/kontaktpersoner
Danish Volunteers videregiver personoplysninger til lokale guider/kontaktpersoner. Din lokale guide/kontaktperson henter dig i lufthavnen, transporterer dig til din værtsfamilie, viser dig rundt på destinationen, arrangerer kulturelle aktiviteter, arrangerer dagsture og står til rådighed døgnet rundt under hele dit ophold. Vi vil typisk videregive navn, pasoplysninger, kontaktoplysninger, rejseplan samt oplysninger om helbred, diæter og evt. behov for særlig assistance under opholdet.
6.4 Værtsfamilier og hoteller
Danish Volunteers videregiver personoplysninger til de værtsfamilier og hoteller. Vi vil typisk videregive navn, pasoplysninger, kontaktoplysninger, rejseplan samt oplysninger om helbred, diæter og evt. behov for særlig assistance under opholdet.
6.5 Sprogskoler
Danish Volunteers videregiver personoplysninger til sprogskoler. Vi vil typisk videregive navn, kontaktoplysninger samt oplysninger om sprogkundskaber.
6.4 Lokale organisationer
Danish Volunteers videregiver personoplysninger til lokale organisationer, hvor du skal arbejde frivilligt eller være i praktik. Vi videregiver typisk navn, pasoplysninger, kontaktoplysninger, uddannelsesoplysninger og evt. børneattest (i det omfang, organisationen, hvor du skal arbejde eller være i praktik, kræver det).
7. Internationale overførsler af dine personoplysninger
For at kunne leve op til vores forpligtelser i forbindelse med kundeforholdet overfører vi i visse tilfælde personoplysninger til leverandører og samarbejdspartnere uden for EU/EØS. Uden muligheden for at overføre dine oplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil Danish Volunteers i visse tilfælde være ude af stand til at formidle den ønskede rejse til dig. Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS, da der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS. Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos Danish Volunteers betyder, at dine personoplysninger ikke vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retlige regler. Der er i forbindelse med overførslen af oplysningerne en nærliggende risiko for, at der i det pågældende land ikke er klare, præcise og tilgængelige regler om landets myndigheders adgang til brug af dine personoplysninger, at der ikke er regler om at landets myndigheders adgang til dine oplysninger skal være nødvendig og proportional, at landet ikke har en uafhængig og effektiv tilsynsmyndighed, samt at landet ikke har tilgængelige og effektive retsmidler for de registrerede. Hvis du ikke ønsker, at Danish Volunteers i forbindelse med formidling af din rejse sender dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, bedes du oplyse os derom senest i forbindelse med bestillingen af rejsen. Danish Volunteers videregiver ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed og opfylde dine behov ved fx at levere den ønskede rejse til dig.
8. Dataintegritet og -sikkerhed
Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv. Det er Danish Volunteers’ politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.
9. Dine rettigheder
Du har ret til adgang til alle personlige oplysninger, vi har registreret og bruger, oplysninger om, hvor det kommer fra, og hvad vi bruger det til. Du kan få oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger, hvem der modtager oplysninger om dig og i hvilket omfang vi videregiver oplysninger i Danmark og udlandet. Din ret til adgang kan dog begrænses af lovgivning, beskyttelse af andres privatliv og hensyn til vores forretning og praksis. Vores knowhow, forretningshemmeligheder samt interne vurderinger og materiale kan også være fritaget for adgangsretten. Under visse omstændigheder har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personlige oplysninger. Dette gælder fx Når behandlingen er baseret på vores legitime interesser. Du har ret til at protestere mod vores brug af dine personlige oplysninger til direkte markedsføring, herunder profilering, der er relateret til dette formål. Hvis dataene er ukorrekte, ufuldstændige eller irrelevante, har du ret til at få dataene rettet eller slettet med de begrænsninger, der følger af gældende lovgivning og retten til at behandle data. Disse rettigheder er kendt som “retten til berigtigelse”, “retten til sletning” eller “retten til at blive glemt”. Hvis du mener, at de data, vi har registreret om dig, er forkerte, eller hvis du har gjort indsigelse mod brugen af oplysningerne, kan du kræve, at vi begrænser brugen af disse oplysninger til lagring. Brug vil kun være begrænset til opbevaring, indtil det kan fastslås at oplysningerne er korrekte, eller det kan kontrolleres, om vores legitime interesser opvejer dine interesser. Hvis du har ret til at få de oplysninger, vi har registreret om dig slettet, kan du i stedet anmode os om at begrænse brugen af disse data til opbevaring. Hvis vi skal bruge de data, vi har registreret om dig udelukkende for at påberåbe os et juridisk krav, kan du også kræve, at anden brug af disse data begrænses til opbevaring. Vi kan dog have ret til anden brug for at hævde et retskrav, eller hvis du har givet dit samtykke til dette. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Bemærk venligst, at hvis du trækker dit samtykke tilbage, kan vi muligvis ikke tilbyde dig specifikke tjenester eller produkter. Bemærk også, at vi fortsat vil bruge dine personlige oplysninger, for eksempel at opfylde en aftale, vi har indgået med dig, eller hvis vi lovmæssigt er forpligtet hertil. Hvis vi bruger data baseret på dit samtykke eller som følge af en aftale, og databehandlingen er automatiseret, har du ret til at modtage en kopi af de data, du har leveret i et elektronisk maskinlæsbart format.
Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på info@danishvolunteers.com. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Klage over Danish Volunteers’ behandling af dine personoplysninger kan ske til: Datatilsynet Borgergade 28, 5. 1300 København K E-mail: dt@datatilsynet.dk
10. Opdateringer
Danish Volunteers evaluerer og opdaterer løbende denne privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.